GSuite, Teams ou Slack : quelle solution collaborative pour les associations ?

Vous souhaitez équiper vos collaborateurs et bénévoles d’un outil collaboratif mais vous êtes perdu dans la jungle des plateformes, des fonctionnalités et des tarifs ? Petit tour d’horizon des solutions…

COVID19 : un accélérateur des besoins et compétences

La période de confinement de mars à mai 2020 a fait émerger de nouveaux usages et de nouvelles compétences. Pour assurer la continuité, les salariés et bénévoles des associations ont dû s’improviser experts en outils numériques. Zoom, Teams, Slack… Les expérimentations se sont multipliées, parfois de manière anarchique. Comment tirer parti de cette nouvelle appétence ? Et d’abord, quels usages faut-il prévoir ? S’il est évident que certains vont rester (la vidéoconférence, désormais ancrée, va probablement se substituer à beaucoup de rencontres physiques ; la pratique du télétravail, révélation pour certains, s’est normalisée), il est difficile de prédire si les besoins vont ralentir, se maintenir ou continuer à progresser au sortir de la crise.

Des solutions nombreuses en révolution permanente

En parallèle se joue une guerre du côté de l’offre. Slack a entraîné dans son sillage une prolifération de clones, les logiciels de visioconférence se sont multipliés, et les gros acteurs cherchent à occuper le devant de la scène à coup d’offres imbattables. La compétition féroce sur les solutions collaboratives amène une grande instabilité dans les offres : Microsoft a ainsi changé 5 fois le plafond d’utilisateurs de Teams en un an, renommé sa gamme et changé ses licences. Des applications se créent (Google Currents, Meet), changent de nom (Google Hangouts devient Google Chat), d’autres peuvent disparaître. 

Les offres commerciales évoluent, ce qu’il est permis ou non de faire avec chaque licence également et il est ardu d’anticiper les directions que vont prendre les marques. De cette concurrence et de la concentration à prévoir émergeront quelques grands acteurs qui seront leaders. Mais sur quel cheval parier ?

Les offres pour les associations

Le statut d’organisation à but non lucratif (non profit, pour les américains) ouvre droit à des réductions substantielles sur le prix des licences, voire à la gratuité totale. Attention toutefois à bien déterminer le périmètre fonctionnel, car certaines fonctionnalités ne sont accessibles qu’en choisissant le niveau de service supérieur, dont le prix peut vite devenir prohibitif.

Petit tour d’horizon des principaux acteurs et de leurs avantages pour les associations :

Microsoft 365, le poids lourd

La solution Microsoft 365 hérite de plusieurs dizaines d’années de construction d’une offre bureautique complète désormais migrée dans le cloud. Les fonctionnalités (en version Business Standard) sont nombreuses : adresse de messagerie, agendas partagés, logiciels du pack office en version “cloud” (Word, Excel, Powerpoint) permettant l’édition à plusieurs d’un même document, portail intranet Sharepoint, annuaire Active Directory… Le pack inclut également Teams (voir ci-dessous) pour sa brique messagerie. A cela s’ajoute un écosystème d’applications tierces très riche, mais parfois un peu moins ouvert que la concurrence. Et surtout la possibilité de s’intégrer dans un système Microsoft existant (Active Directory). Notez que, comme chez GSuite, Microsoft 365 vous oblige à créer un domaine et des adresses e-mail pour vos utilisateurs. Mais rien n’empêche de générer des alias (renvois) vers des adresses externes et à ne pas utiliser ces comptes e-mail.

Coût des licences : 30 euros ht par an et par utilisateur

Les points forts

Les points faibles

Google Suite, le bon plan

Prenez les bons ingrédients de la suite Microsoft : boîtes e-mail performances (Gmail), agendas partagés, partage et édition de documents en commun (Drive, Docs, Sheets, Slides). Ajoutez la visioconférence (Meet), le chat collaboratif (Chat, anciennement Hangout). Saupoudrez enfin d’une administration simple et fonctionnelle, et un écosystème ouvert adopté par la quasi-totalité des outils (connecteurs Slack, etc.). Mélangez le tout, et vous obtenez GSuite, une suite très riche et ergonomique. Mais le facteur le plus décisif pour une association pourrait bien être son prix : GSuite est entièrement gratuit pour les associations (dans sa version Basic, mais qui convient à la majeure partie des organisations). Notez que, comme Microsoft 365, GSuite vous oblige à créer un domaine et des adresses e-mail pour vos utilisateurs. Mais rien n’empêche de générer des alias (renvois) vers des adresses externes et à ne pas utiliser ces comptes Gmail. Un bémol cependant : la gamme collaborative évolue très vite (Google Meet vient tout juste d’arriver en remplacement de Hangouts, Google Chat a remplacé Google Hangouts Chat en avril 2020, et Google Currents vient d’être annoncé pour remplacer Google+), et la marque n’hésite pas à supprimer purement et simplement certains outils lorsqu’ils ne sont pas assez rentables. Un risque à avoir en tête si vous décidez de basculer toutes vos communications dans le nouveau Google Chat.

Coût des licences : gratuit pour les associations (sans limite d’utilisateurs)

Les points forts

Les points faibles

Slack, le trublion

S’il y a un acteur qui a bousculé les mastodontes historiques du collaboratif, c’est bien Slack ! Lancé en 2013, cet outil a très vite séduit des milliers, puis des millions d’utilisateurs, au point de contraindre Microsoft et Google de s’armer pour ne pas se laisser déborder. Le secret de Slack : il ne fait qu’une chose (le chat collaboratif), mais il le fait bien. Création de canaux privés ou publics, notifications, partage de liens. Pas d’édition de documents en commun, on ne partage que des liens ou des fichiers (mais il s’interface très bien avec Google Drive pour l’édition). Pas de boîtes mail fournie, pas d’agenda. Il intègre cependant la visioconférence. Fluide, très simple d’utilisation, et capable de se connecter avec des centaines d’autres outils, c’est un outil que les utilisateurs plébiscitent… mais à compléter par d’autres outils car il ne couvre pas tout le champ des possibles.

Coût des licences : gratuit pour les associations jusqu’à 250 utilisateurs

Les points forts

Les points faibles

Jamespot, le Made in France

Envie d’encourager les solutions françaises ? Effrayé à l’idée de confier vos données à des géants américains ? Quelques plateformes se sont développées avec une insistance sur la protection des données personnelles (RGPD). Jamespot fait partie de ces acteurs, et son offre collaborative a des atouts. Niveau fonctionnalités d’abord : discussions privées et publiques, partage de documents (avec édition via LibreOffice Online), vidéoconférence (via Jitsi Meet). L’utilisation est simple et le support technique en France peut être un atout. En revanche, les fonctionnalités proposées restent parfois rudimentaires (l’édition de documents est loin du niveau de Google Docs ou Microsoft 365, la visioconférence est moins stable que chez certains concurrents).

Coût des licences : 30 euros ht par an et par utilisateur pour les associations 
+ un forfait intégration/assistance  à 290€ ht par mois

Les points forts

Les points faibles

Microsoft Teams, l'enfant prodige

Réincarnation de Skype, devenu le fer de lance de la nouvelle tendance collaborative face à Slack, Microsoft Teams est une plateforme dynamique qui remplit un bon nombre de fonctions : messagerie d’équipe (chat privé ou salons de discussions), visioconférence riche, partage de fichiers. Contrairement à la suite Microsoft 365, il n’impose pas d’utiliser tout l’écosystème de la marque (comptes e-mail, Office). C’est aussi sa limitation : pour de grandes organisations, les fonctions d’administration sont assez rapidement limitées.

Coût des licences : gratuit jusqu’à 10000 utilisateurs

Les points forts

Les points faibles

Conclusion : lequel choisir ?

Toutes ces solutions ont des qualités et vous pourrez en tirer de belles choses à condition de bien les utiliser. Laquelle est la meilleure pour votre organisation ? La réponse est : ça dépend. Pour être sûr de faire le bon choix, le plus important est de mettre à plat vos besoins et vos contraintes :

  • dans quel système d’information (SI) existant la solution doit-elle s’intégrer ? Avec quels logiciels (solutions externes, locales ou cloud, commerciales ou maison) doit-elle s’interfacer ? 
  • l’organisation est-elle centralisée ou disséminée ? Les participants ont-ils des identités (nom de domaine) séparés ? 
  • de quelles ressources humaines disposez-vous, aussi bien pour l’administration technique (création de comptes) que pour l’assistance fonctionnelle (“allô, je ne sais pas comment m’inscrire”), sans compter l’animation de la plateforme (accueil des nouveaux arrivants, organisation des canaux de discussion, tutoriels, etc.). 
  • quelles sont les compétences techniques de vos utilisateurs (débutants, experts, panachés) ?

Une fois ces questions tranchées, il sera plus aisé de trouver la solution qui vous convient. N’hésitez pas à nous contacter pour bénéficier d’un accompagnement dédié.

Pour aller plus loin

Intéressé-e par un comparatif détaillé des solutions ? Besoin d’aide pour mettre à plat vos besoins et choisir la bonne plateforme ? Contactez-nous pour recevoir une étude des principales plateformes ou pour en savoir plus sur nos missions de conseil en AMOA.

Coûts : attention aux charges annexes

Le coût de licence peut donner l’impression d’un service gratuit et illimité. Attention toutefois car toutes ces solutions, pour être bien gérées, nécessitent des ressources :

  • coût d’intégration dans votre SI (connecteurs dédiés)

  • administration des comptes utilisateurs (ressource interne)

  • tierce maintenance applicative (coûts récurrents)

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Nous accompagnons les entreprises et les associations dans le choix et la mise en place de leurs outils collaboratifs. Contactez-nous sur contact@ateliom.fr

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